Privacy policy betreffende de verwerking van persoonsgegevens van de klant en de gebruiker van de website

Fireforum (hierna ‘wij’, ‘we’ of ‘ons’) is zich ervan bewust dat de privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van onze klanten en bezoekers van onze website belangrijk zijn. In deze policy zetten we uiteen hoe we omgaan met uw persoonsgegevens en hoe we deze gegevens verwerken.

1. Toepassingsgebied

Fireforum vzw, met maatschappelijke zetel te A. Reyerslaan 80, 1030 Brussel en KBO-nummer BE0825.605.897 beheert deze website. Wij handelen als verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij de persoonsgegevens van onze klanten en websitegebruikers verwerken.
Wij vinden het belangrijk om een omgeving te creëren en in stand te houden waarin onze klanten er zeker van kunnen zijn dat geen misbruik wordt gemaakt van hun informatie. Wij zijn in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 (AVG of GDPR) en de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming. Deze regelgeving heeft betrekking op de bescherming van uw persoonsgegevens en verleent u rechten met betrekking tot die persoonsgegevens.
Het doel van deze policy is om aan te geven welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij uw gegevens gebruiken nadat u onze website hebt bezocht en om u te verzekeren dat wij correct omgaan met uw gegevens.
Wanneer u onze website bezoekt zijn dit privacybeleid en de gebruiksvoorwaarden van toepassing. De toepassing van andere voorwaarden dan de dit beleid wordt uitdrukkelijk afgewezen, tenzij met ons voorafgaand en schriftelijk akkoord. In dat laatste geval blijft dit beleid aanvullend van toepassing, naast de specifieke afspraken. Het gebruik van deze website, het platform en de inhoud ervan is enkel toegelaten mits naleving van dit beleid. Indien u dit beleid niet integraal aanvaardt en naleeft, dient u het gebruik van de website, het platform en de inhoud ervan te stoppen.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

U hoeft ons geen persoonsgegevens te verstrekken om het grootste deel van onze website te kunnen gebruiken.
Voor de doeleinden die hierna worden vermeld, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

  • naam, aanspreking, adres;
  • contactgegevens (e-mail, telefoon);
  • bedrijf;
  • Taal

U kunt ook aanvullende/optionele informatie verstrekken wanneer u formulieren invult op onze website of wanneer wij contact met u hebben (telefonisch, via e-mail, op beurzen of tijdens events).
Daarnaast kunnen wij ook informatie verzamelen en verwerken die wij verkrijgen via onze website of via de toestellen die u gebruikt. Het kan daarbij gaan om:

  • logindetails (gebruikersnaam en wachtwoord) voor het deel van de website dat voorbehouden is voor klanten;
  • informatie van cookies, webbakens of van het internet. Deze informatie wordt automatisch verzameld en kan betrekking hebben op de website die u hebt bezocht vóór u op onze website surft of op de website die u na de onze bezoekt. Wij kunnen ook informatie verzamelen over de pagina's van onze website die u bezoekt, uw IP-adressen, het type browser, de toegangstijd en het besturingssysteem. In onze cookie policy over het gebruik van cookies vindt u meer over hoe wij cookies gebruiken;

3. Waarom verzamelen wij deze informatie en welke juridische grondslag gebruiken wij?

Wij verzamelen voormelde informatie om een beeld te krijgen van uw behoeften en om u een betere service te bieden, en meer bepaald voor de volgende doeleinden:
o om te reageren op uw (online)vragen over onze producten of diensten, om u informatie te verstrekken over onze producten en om onlineaanbiedingen te volgen;

  • om de door u bestelde producten en diensten te leveren;
  • om u toegang te verlenen tot het online klantenplatform waar u :
    • uw bestellingen kan plaatsen;
    • de levertermijnen kan raadplegen;
    • uw klantenhistoriek en garanties kan consulteren;
  • om uw identiteit en financiële gegevens voor de betaling van onze producten en diensten te controleren;
  • om onze producten en diensten te verbeteren;
  • om klachten over onze producten of diensten of m.b.t. onze website te onderzoeken;
  • om te voldoen aan de wettelijke en regelgevende verplichtingen evenals aan verplichtingen en vereisten inzake compliance;
  • om periodiek e-mails te versturen met aanbiedingen van producten en diensten, speciale aanbiedingen of andere informatie waarvan we menen dat deze voor u interessant zou kunnen zijn;
  • om nu en dan contact met u op te nemen voor enquêtes of marktonderzoek in het kader van onze activiteiten rond brandveiligheid. Wij kunnen contact met u opnemen via e-mail of telefoon;
  • om uw persoonsgegevens te verwerken voor specifieke doeleinden zoals vermeld op welbepaalde formulieren op onze website, in schriftelijke mededelingen of via e-mail;

Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens op basis van verschillende verwerkingsgronden zoals opgesomd in de artikelen. 6.1, (a), (b), (c) en (f) AVG.
Het is immers noodzakelijk om uw persoonsgegevens te verwerken voor de uitvoering van de overeenkomsten waarbij wij gebonden zijn om onze contractuele plichten na te komen met het oog op de levering van onze producten of diensten. Indien er bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens worden verwerkt (vb. facturen en communicatie) zullen deze tot 10 jaar na beëindiging van de commerciële relatie overeenkomstig de toepasselijke verjaringstermijn], bewaard worden.
In sommige gevallen is het wettelijke verplicht om persoonsgegevens te verwerken en door te geven aan derde ontvangers zoals overheidsinstanties, nl. in het kader van overheidsopdrachten of in het kader van de antiwitwaswetgeving.
Voorts hebben wij er een gerechtvaardigd belang bij om uw persoonsgegevens te verwerken om u te contacteren om onze bedrijfsactiviteit te voeren en om u te informeren over onze producten, diensten, promoties en events. Uw persoonsgegevens zullen tot twee jaar na beëindiging van de commerciële relatie worden bewaard.
Indien u nog geen klant bent, zullen wij uw toestemming vragen om u te informeren over onze events, producten en diensten voor promotionele doeleinden. Wij zullen uw persoonsgegevens in dit geval twee jaar bewaren.

4. Hoe gebruiken en delen wij uw gegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen op basis van ons gerechtvaardigde belang met derden die ons bijstaan met onze producten en diensten. Enkele voorbeelden van activiteiten van derden zijn hosting van webservers, data-analyse, verstrekkers van marketingondersteuning en klantenservice. Deze bedrijven krijgen toegang tot uw persoonsgegevens, maar alleen wanneer dat strikt noodzakelijk is om hun activiteiten uit te voeren. Zij mogen uw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden.
Uw persoonsgegevens worden niet verkocht noch verhuurd aan derden.
Wij kunnen uw persoonsgegevens openbaar maken om ons beleid te handhaven, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of in het belang van veiligheid, het openbaar belang of wetshandhaving in ieder land waar wij entiteiten of filialen hebben. Zo kunnen we gevolg geven aan een verzoek van een wetshandhavingsinstantie of regelgevende of overheidsinstantie. Wij kunnen gegevens ook openbaar maken in het kader van feitelijke of voorgestelde rechtszaken of om onze eigendom, veiligheid, mensen en andere rechten en belangen te beschermen.

5. Doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Rechten van de betrokkenen

De gegevensbeschermingswetgeving voorziet in verschillende rechten voor de betrokkene met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zodat de betrokkene voldoende controle kan blijven uitoefenen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. U beschikt over de volgende rechten :

a. Recht op toegang/inzage

U heeft het recht om van ons de bevestiging te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. In het positieve geval kan u om inzage van uw persoonsgegevens vragen.
Wij zullen u informeren over de volgende zaken indien deze nog niet zijn opgenomen in deze policy:

  • de verwerkingsdoeleinden;
  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
  • de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt;
  • de doorgifte aan ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
  • indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
  • dat u rechten heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens zoals opgesomd in dit hoofdstuk;
  • wanneer wij uw persoonsgegevens niet van u hebben verkregen, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;
  • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en nuttige informatie over de onderliggende logica van deze besluitvorming en het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

Wij verstrekken u een kopie van de persoonsgegevens waarover wij beschikken indien u hierom verzoekt. Wanneer u herhaaldelijk en op disproportionele wijze om bijkomende kopieën vraagt, kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen.

b. Recht op verbetering

Wanneer u vaststelt dat wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over u beschikken, heeft u steeds het recht om dit aan ons te melden zodat wij het nodige kunnen doen om deze gegevens te verbeteren of aan te vullen.

c. Recht op vergetelheid

U kan ons ook verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen wanneer de verwerking niet in overeenstemming is met de gegevensbeschermingswetgeving en binnen de perken van de wet.

d. Recht op beperking van verwerking

U kan verzoeken om de verwerking te beperken indien:

  • de juistheid van de persoonsgegevens in vraag is gesteld en voor de periode om de juistheid te controleren;
  • de verwerking onrechtmatig is en u niet wenst dat wij de gegevens wissen;
  • wij de gegevens niet meer nodig hebben, maar u vraagt om ze niet te verwijderen aangezien deze nodig zijn bij de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • bezwaar tegen de verwerking wordt gemaakt in afwachting van de toelichting van de gerechtvaardigde belangen die zwaarder doorwegen dan uw belangen.

e. Recht op overdraagbaarheid

U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. U hebt het recht om deze persoonsgegevens (rechtstreeks ons) aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit kan indien de verwerking berust op uw toestemming en op basis van een verwerking via een geautomatiseerd procedé.

f. Recht van bezwaar

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing doeleinden (met inbegrip van profiling), kan u steeds bezwaar maken tegen deze verwerking.
U kan tevens bezwaar maken tegen de verwerking wegens een specifieke situatie die met de betrokkene verband houden. De organisatie zal de verwerking staken tenzij de organisatie dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder doorwegen dan de belangen van de betrokkene of die verband houden met de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

g. Geautomatiseerde individuele besluitvorming

De betrokkene heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft zoals het evalueren van persoonlijke aspecten met betrekking tot de uitvoering van werk, betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, enz.
Dit recht om niet te worden onderworpen aan dergelijke geautomatiseerde besluitvorming bestaat niet wanneer het besluit is toegestaan door een dwingende wettelijke bepaling.
De betrokkene kan dit recht evenmin inroepen wanneer het besluit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst tussen de betrokkene en de organisatie of berust op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. In deze laatste twee gevallen heeft de betrokkene wel het recht op menselijke tussenkomst van iemand van de organisatie en heeft hij het recht om zijn standpunt kenbaar te maken en om het geautomatiseerd besluit aan te vechten.

h. Recht op de intrekking van de toestemming

Indien u voor een bepaald verwerkingsdoeleinde ons uw toestemming hebt verleend om uw gegevens te verwerken, kan u deze toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen of via uw account.
Indien u bij uw registratie op de website ervoor hebt gekozen om commerciële e-mails, nieuwsbrieven … van Fireforum te ontvangen, kunt u zich te allen tijde uitschrijven wanneer u van gedachten verandert.

i. Procedure voor de uitoefening van de rechten en overige bepalingen

Wij kunnen u om verificatie van uw identiteit vragen om ons ervan te verzekeren dat uw verzoek rechtmatig is en dat we het antwoord verstrekken aan de persoon die gerechtigd is om een van voormelde verzoeken te sturen en de informatie te verkrijgen.
Gelieve er rekening mee te houden dat wij in bepaalde omstandigheden waarin de wet voorziet de toegang tot uw informatie kunnen weigeren of uw verzoek niet kunnen inwilligen wanneer wij het recht hebben om dit te doen krachtens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Indien u meer informatie wenst over de verwerking van uw persoonsgegevens of indien u uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (inzake gegevensbescherming). Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd te Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).

Veiligheid

Wij spannen ons in om de veiligheid van uw gegevens te verzekeren. Wij hebben redelijke technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. U dient er echter rekening mee te houden dat het internet een open systeem is en dat wij niet kunnen garanderen dat het voor onbevoegde derden onmogelijk is om deze maatregelen te omzeilen of uw persoonsgegevens voor ongepaste doeleinden te gebruiken.
Deze website kan links naar websites van derden bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites en zijn evenmin verantwoordelijk voor de normen en praktijken inzake privacy van die derde partijen. Zorg ervoor dat u het relevante privacybeleid van die derden en hun websites leest en begrijpt alvorens u hun cookies aanvaardt en hun website bezoekt om er zeker van te zijn dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd.

7. Gebruiksvoorwaarden en aansprakelijkheid

A. Rechten op website en materiaal – toegelaten gebruik

Onze website en het materiaal dat er beschikbaar wordt gesteld (vb. teksten, afbeeldingen, films, data, software, merken en handelsnamen, en andere informatie) zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten en andere rechten, die toekomen aan ons.

De bezoekers van de website en eventuele platformen (klantenzone) verkrijgen een gebruiksrecht om de website, het platform en het materiaal te consulteren voor eigen gebruik. Dit gebruiksrecht is persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar, en wij behouden ons het recht voor om het te herroepen op ieder moment en zonder rechtvaardiging. Ieder verder gebruik van de inhoud en enig ander element van de website en/of het platform (vb. reproduceren, wijzigen, publiceren of anderszins verspreiden) is verboden, tenzij met de uitdrukkelijke, voorafgaande en schriftelijke toestemming van ons en/of onze licentiegevers.

B. Verboden gebruik van de website en materiaal

U verbindt zich ertoe de website, het platform en het materiaal niet te gebruiken (1) op illegale wijze en/of voor illegale doeleinden, (2) zodat deze worden beschadigd, gewijzigd, onderbroken of gestopt, of minder efficiënt worden gemaakt, (3) voor verzending of plaatsen van computervirussen of van materiaal dat beledigend, obsceen of bedreigend is, of op een andere manier niet in overeenstemming is met het opzet van de website en het platform (4) zodanig dat de rechten van een derde of van ons worden geschonden, zoals bijvoorbeeld het recht op privacy, gegevensbescherming en intellectuele eigendomsrechten (5) voor het plaatsen en verzenden van promotie- of reclameboodschappen zonder onze voorafgaande toestemming te verkrijgen en voor zover de ontvanger hier niet mee heeft ingestemd.

C. Aansprakelijkheid

Wij nemen redelijke maatregelen om de informatie die wij zelf toevoegen op onze website en het platform, zo volledig, juist en actueel mogelijk te houden, zonder garantie dat de verstrekte informatie geen enkele tekortkoming vertoont. De informatie is niet gericht op specifieke personen of organisaties, en is daarom niet noodzakelijk volledig, relevant en accuraat.
De informatie mag niet worden beschouwd als professioneel of juridisch advies (hiervoor moet u altijd een deskundige raadplegen). De gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik van de website, het platform en van de informatie die erop te vinden is. Wij wijzen iedere aansprakelijkheid af voor schade die het gevolg is van eventuele foutieve informatie op onze website.
Wij leveren redelijke inspanningen om technische storingen zoveel mogelijk te beperken. Desondanks kunnen er bij het gebruik van de website of het platform fouten optreden die de beschikbaarheid en werking ervan kunnen verstoren. De website , het platform en de inhoud ervan worden aangeboden “zoals het is”, en wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele problemen als gevolg van het gebruik van onze website, het online platform of de inhoud ervan.
De webpagina’s of het platform kunnen links bevatten naar externe websites waarover wij geen zeggenschap hebben en waarvoor wij geen verantwoordelijkheid dragen. Ook zijn wij niet verantwoordelijk voor het materiaal en de informatie die gebruikers zouden toevoegen aan de website of het platform. De gebruiker zal ons volledig vrijwaren en schadeloos stellen voor alle schade die voortvloeit uit dit materiaal en deze informatie.

8. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

De Belgische wetgeving is van toepassing op onze website, dit beleid en alle geschillen die ermee verband houden. In geval van geschillen zijn alleen de rechtbanken van Brussel, België bevoegd.

9. Wijzigingen aan deze policy

Fireforum kan deze policy van tijd tot tijd aanpassen en bijwerken om ervoor te zorgen dat de policy weergeeft hoe wij uw persoonsgegevens op een gegeven moment verwerken. De bijgewerkte versie van deze policy wordt op dezelfde webpagina geplaatst en wordt bij publicatie onmiddellijk van kracht. Gelieve regelmatig naar deze webpagina terug te keren om er zeker van te zijn dat u altijd op de hoogte bent van de informatie die wij verzamelen en verwerken, hoe en in welke omstandigheden uw gegevens worden gebruikt en in welke gevallen wij uw gegevens met derden delen.

Versie april 2021